Bokföring, kontantkassa och kvitton

[Tompa01]

Jag har ett nystartat AB. Jag vill hålla bokföring och administration så enkel som möjligt, men den ska var korrekt utan några ”genvägar” som skattemyndigheten kan ha åsikter om. Eftersom omsättningen inte heller är enorm så försöker jag hålla nere alla onödiga småutgifter, så jag har inte tagit ut något kreditkort till företaget. (Jag avskyr alla dessa plastkort som samlas i plånboken och vill helst slippa ett till.)

Företaget har ingen kontanthantering och alla inkomster faktureras. De flesta utgifterna betalas via BG, men ibland står man där och behöver göra ett kontantinköp, och som nytt företag så kan jag inte heller påräkna någon kredit om jag köper något från en leverantör som inte känner mig, t.ex. om jag skulle beställa något via internet. T.ex så köpte jag ett lås via en nätbutik, men var tvungen att köpa i eget namn. Eller som nyligen behövde jag köpa bensin till sågen. Kan jag då, på ett korrekt sätt, köpa för mina privata pengar, ange detta på kvittot/verrifikatet och bokföra samt föra över samma summa från företagets konto till mitt? Jag skulle kanske kunna lägga upp en kontantkassa på några tusen kronor, och bokföra de kontantinköp jag gör som köp mot kontantkassan, även om de egentligen görs med mitt privata kreditkort? Men när kontantkassan då behöver fyllas på så måste detta ändå ske via mitt privata konto eftersom företaget saknar kredit/uttagskort.

Är det okay att göra på detta sätt i ett AB?

Problemet med inköp via internet blir att det står mitt, inte företagets namn på kvittot. Går det att på ett för skatteverket acceptabelt sätt att lösa detta?

[MagnusH]

Du får problem med momsen. Du kan inte lyfta momsen om inte AB:t står som köpare.

Skaffa ett plastkort för företagets utgifter, jag har ett där man får en faktura varje månad. Eneklt att stämma av. Går även med kort kopplat till företagskontot.

[carljohan]

Du behöver inte ha någon kontantkassa ... bara lägg upp ett konto "Skulder till Aktieägare" ... klass 2 konto ...

Varje kontantköp som Du betalar med privata pengar ... dom ökar ... "kredit" ... bolagets skulder till Dig ...

En kontantkassa ... som Du har tillgång till ... kan irritera revisorn ...

Men I Ditt fall med ett så litet bolag ... så behöver Du ingen revisor ...

Om nu inte Banken eller någon annan kräver det ...

Fråga Ex om något känns oklart ...

[malarmaster]

hade samma problem i mitt ab i början,löstes med ett bankkort (utan kredit) kopplat till företagskontot.
Undvik kontanthantering,kontantkassa då skatteverket kan ifrågasätta olika summor. Som tidigare påpekats påverkas momsavdragen om inte kvittot står på rätt person(AB).
Bättre med ett kort där bankens kontoutdrag enkelt kan kopplas till kvittona t.ex bensinkvitton (om du använder företagsbil). ulf

[Tompa01]

Tack för era svar. Det blir nog så att jag får ta ut ett betalkort på företaget, även om det bär mig emot och mest känns som 400kr/år till banken för att uppfylla ett byråkratiskt regelverk, utan att ge något egentligt mervärde.

Men innan jag gör det, om jag betalar med privat kort, men begär och får ett skrivet kvitto där det står företaget som köpare, skulle inte det uppfylla kraven på verifikation? Om pengarna betalas från företagskontot till säljaren eller till mig är väl sak samma bara verifikationen, kvittot, är juste och anger rätt köpare och säljare? Transaktionen är fortfarande helt transparent och kvittot innehåller alla uppgifter som en verifikation ska, det är bara pengarna som går via mitt konto.

[malarmaster]

bör ju funka men var oerhört noga med överföringar till ditt eget konto,att de verkligen motsvaras av ett  kvitto på företaget. annars kan det tolkas som uttagen lön och då blir det komplikationer.
Jag körde själv så i början men min revisor avrådde,bättre att ha allt på plastkort/kontoutdrag som inte kan ifrågasättas.dessutom,tappar du ett kvitto så får du ju inte tillbaks pengarna från företaget,hände mig några gånger när jag inte fick kvitto från bensinpumpen. ulf

[Ex.]

Jag brukar alltid uppmana mina kunder som startar nya AB, att göra allting 'på riktigt'. Fordon som ägs av bolaget ska registreras på bolaget, konton på banken ska finnas, och kort som hör till bolaget ska användas, försäkringar ska läggas om.. osv..osv.. Då blir allt så mycket enklare.
Nu betalar man ju mycket på nätet direkt med kort, och då är det en stor fördel om det är rätt kort.

Dock har i stort sett alla små ägarledda bolag ett ägarkonto som man använder när ägaren betalat nåt åt bolaget med privata medel, och omvänt om nåt privat har betalats med företagskortet. 2893 brukar det vara i kontoplanen, och det viktigaste att tänka på där är att det kontot alltid måste stå på noll eller minus. Står det på plus så betyder det att ägaren lånat av bolaget, och det är inte tillåtet.

När det gäller kvitton så står det ju ändå sällan ett namn på det, om du t.ex tankar. Men är beloppet över 2000 kr så ska ditt företags namn så som köpare, annars nekas du momsavdrag vid en eventuell revision.

Ett annat vanligt trick är ju att vid t.ex en tankning trycka ut kvittot från föregående tankare, eller om nån har slängt sitt, och på det sättet få ihop mer momsavdrag. Men då får man ju tänka på att de 4 sista siffrorna i kortnumret står på kvittot... Och är det då varken bolagskortet eller ägarens privata, tja, då får man ju börja fundera lite. Sånt lägger jag rätt många timmar på hos en del...  Det blir ju inte oväsentliga summor, om nån tankar för 700 kr så är ju 140 moms..

[Tompa01]

Återigen stort tack för era svar och engagemang. Efter att läst en del i bl.a Bokföringsnämndens informationsmaterial så ser jag att jag kan göra som jag beskrev. Men jag inser även att det blir bökigare och risken för att det blir oklart är klart större, så jag kryper till korset och beställer ett betalkort. En av mina mål är att hålla det enkelt och okomplicerat.

Jag fyller på med två andra praktiska frågor.

I "Att föra bok" från just Bokföringsnämnden hittade jag att varje betalning från kund måste åtföljas av en kundfaktura eller kvitto, kronologiskt numrerade. Bokföringen ska sedan hänvisa till dessa fakturor. Jag har några fasta kunder som köper tjänster med en fast månadsavgift. För att göra det enkelt och slippa sicka fakturor var månad har vi i vårt skriftliga avtal angivit att kunderna självmant betalar in månadskostnaden. Får jag inte ha det så? Måste jag ge kunden en faktura eller kvitto för att min bokföring ska bli korrekt? Att jag måste ge kunden detta om han vill ha förstår jag, men när de nu inte efterfrågar detta, utan det bara handlar om min bokföring. Räcker inte kontoutdrag, uppgifterna från bankgirot vem som betalt, samt en hänvisning till avtalet om vad betalningen avser som verifikat?

Nästa fråga gäller mangårdsbyggnaden och min privata hyra för denna. Jag har tidigare ställtr en fråga om detta, men har nu tänkt om lit. Jag arrenderar en gård men har driften i ett AB. Eftersom jag står som arrendator så ligger arrendet på enskild firma. Min initiala  tanke var sedan jag betalar hyra till firman för mangårdsbyggnaden och arrenderar ut mark och ekonomibyggnader till ABt. Men nu undrar jag om det inte blir bättre och tydligare om firman arrenderar ut allt till ABt för samma summa som den betalar i arrende. Firman går alltså alltid +/-0. Sedan betalar jag hyran för privata mangårdsbyggnaden till ABt. Jag ser tre fördelar med detta upplägg. Ett är att firman redovisar moms årligen, medan AB gör detta kvartalsvis. Jag får alltså tillbaka momsen snabbare. Det blir även enklare och renare i firmans redovisning när inte jag ska betala hyra till mig själv. En summa går ut från firman när den betalar arrende, samma dag så kommer samma summa in från AB. Några ytterligare affärer sker fn inte i firman utan allt sker i ABt, dit jag då betalar hyran för privata mangårdsbyggnaden. Jag slipper även frågor om varför firman annars alltid kommer ha moms att kräva in, nu blir ingående och utgående moms samma.
Jag vill undvika att mangårdsbyggnaden räknas som en löneförmån, utan ska betala skälig marknadsmässig hyra för denna. Men nu gör jag det till AB istället för till firman.

Är det något sätt, att betala hyra till firman eller ABt som är mer rätt eller fel än det andra, och finns det andra aspekter som jag inte tänkt på?

[Ex.]

En av mina mål är att hålla det enkelt och okomplicerat.



Nästa fråga gäller mangårdsbyggnaden och min privata hyra för denna. Jag har tidigare ställtr en fråga om detta, men har nu tänkt om lit. Jag arrenderar en gård men har driften i ett AB. Eftersom jag står som arrendator så ligger arrendet på enskild firma. Min initiala  tanke var sedan jag betalar hyra till firman för mangårdsbyggnaden och arrenderar ut mark och ekonomibyggnader till ABt. Men nu undrar jag om det inte blir bättre och tydligare om firman arrenderar ut allt till ABt för samma summa som den betalar i arrende. Firman går alltså alltid +/-0. Sedan betalar jag hyran för privata mangårdsbyggnaden till ABt. Jag ser tre fördelar med detta upplägg. Ett är att firman redovisar moms årligen, medan AB gör detta kvartalsvis. Jag får alltså tillbaka momsen snabbare. Det blir även enklare och renare i firmans redovisning när inte jag ska betala hyra till mig själv. En summa går ut från firman när den betalar arrende, samma dag så kommer samma summa in från AB. Några ytterligare affärer sker fn inte i firman utan allt sker i ABt, dit jag då betalar hyran för privata mangårdsbyggnaden. Jag slipper även frågor om varför firman annars alltid kommer ha moms att kräva in, nu blir ingående och utgående moms samma.
Jag vill undvika att mangårdsbyggnaden räknas som en löneförmån, utan ska betala skälig marknadsmässig hyra för denna. Men nu gör jag det till AB istället för till firman.

 


När det gäller första frågan så brukar det gå att få igenom att det räcker med att man visar en faktura, och sen hänvisar till den när de återkommande månadsbetalningarna kommer.
Men det är på gränsen, och alla skattmasar går säkert inte med på det. Det finns ju trots allt en del grundkrav på vad en verifikation ska innehålla för uppgifter.

Jag kan inte riktigt se det jobbiga i att dra ut en ny faktura varje månad och peta in i pärmen som underlag. Har du den första sparad på varje kund, så är det ju enkelt gjort att printa ut en ny, med nytt nummer bara.  Du behöver ju inte ge kunden nån.

[Tompa01]

När det gäller första frågan så brukar det gå att få igenom att det räcker med att man visar en faktura, och sen hänvisar till den när de återkommande månadsbetalningarna kommer.
Men det är på gränsen, och alla skattmasar går säkert inte med på det. Det finns ju trots allt en del grundkrav på vad en verifikation ska innehålla för uppgifter.

Jag kan inte riktigt se det jobbiga i att dra ut en ny faktura varje månad och peta in i pärmen som underlag. Har du den första sparad på varje kund, så är det ju enkelt gjort att printa ut en ny, med nytt nummer bara.  Du behöver ju inte ge kunden nån.

Tack, och ha lite tålamod med mig. Jag kan inte detta men försöker lära mig så det blir rätt.
Är det så man ska göra så gör jag givetvis det. Spontant kändes det som att utgifter var noga för att få igenom dem, men denna byråkrati för att korrekt bokföra en inkomst var bara oväntat för mig. På sikt räknar jag med att ha ca 20 kunder som alla har fasta månadskostnader, att var månad dra ut 20 fakturor och stoppa rakt in i en pärm bara för att, kändes lite dumt. Det hade gått att ha transparens och raka papper på ett enklare sätt, nu blir det 240 fakturor om året som ska in i pärmen i "onödan" som jag ser det. Men rätt ska vara rätt, inget tal om det. Ville bara kolla om det fanns ett godtagbart smidigare sätt.

Tolkar det som att du tycker jag krånglar till det 

Finns det ett enklare sätt så är jag idel öra och tar gärna emot tips och förslag.  Detta med att arrendera är nytt för mig. Det fins dock två storheter som är fasta.
1, Arrendet (gårdsarrende) ligger på mig personligen, och för att kunna få tillbaks momsen så måste det då gå via en enskild firma vad jag förstår.
2, Av olika skäl vill jag ha driften i AB.

Hur bör jag enkelt och okomplicerat hantera mangårdsbyggnaden som jag använder som privatbostad?

[Ex.]

Det är alltid minst lika viktigt att ha klara papper även på inkomsterna, och kan du visa en komplett nummerserie på fakturor/kvitton som motsvarar inkomsterna på kontot, så är det lugnt sen.
Annars kan man ju inte veta om du kanske i själva verket har 24 kunder med samma månadsbelopp, men dom 4 sista betalar kontant och du stoppar pengarna i egen ficka.
Sen kan vi ju alltid diskutera lösningar om vi ser omfattningen på det.. Är det 20 kunder som betalar 2000 i månaden, eller 25 kr?

När det gäller arrendet så tycker jag du krånglar till det lite, ja  . Men visst, jag förstår anledningen.
Men om du låter AB,t stå för hela arrendet och sen tar upp bostadsförmån, så blir det ju samma pengar som om du först tar ut pengarna som lön och sen betalar hyra.

Dessutom är bostadsförmånen beräknad på lokal marknadshyra, och på landet brukar det ju inte vara så högt.
Säg att det är 3000/månad, så blir det ca 1000 kr i arbetsgivaravgifter.
Det blir ju samma pengar om du ska ta ut 3000 i lön.

Men sen beror det ju då på varför ni döpt det till gårdsarrende, och hur tanken är där. Det finns ingen lag som reglerar detta, utan om en juridisk person ( AB ) arrenderar en gård, så kallas det automatiskt för sidoarrende, även om bostad ingår. Och även om man kallat det för gårdsarrende.

[Tompa01]

Det är alltid minst lika viktigt att ha klara papper även på inkomsterna, och kan du visa en komplett nummerserie på fakturor/kvitton som motsvarar inkomsterna på kontot, så är det lugnt sen.
Annars kan man ju inte veta om du kanske i själva verket har 24 kunder med samma månadsbelopp, men dom 4 sista betalar kontant och du stoppar pengarna i egen ficka.
Sen kan vi ju alltid diskutera lösningar om vi ser omfattningen på det.. Är det 20 kunder som betalar 2000 i månaden, eller 25 kr?

Fn är det 5 kunder med fast månadskostnad på ca 2.800kr +m var. (Månadskostnaden från kund till kund varierar dock något.) Potentialen ligger på max ca 20 kunder i framtiden.

När det gäller arrendet så tycker jag du krånglar till det lite, ja  . Men visst, jag förstår anledningen.
Men om du låter AB,t stå för hela arrendet och sen tar upp bostadsförmån, så blir det ju samma pengar som om du först tar ut pengarna som lön och sen betalar hyra.

Dessutom är bostadsförmånen beräknad på lokal marknadshyra, och på landet brukar det ju inte vara så högt.
Säg att det är 3000/månad, så blir det ca 1000 kr i arbetsgivaravgifter.
Det blir ju samma pengar om du ska ta ut 3000 i lön.

Men sen beror det ju då på varför ni döpt det till gårdsarrende, och hur tanken är där. Det finns ingen lag som reglerar detta, utan om en juridisk person ( AB ) arrenderar en gård, så kallas det automatiskt för sidoarrende, även om bostad ingår. Och även om man kallat det för gårdsarrende.

En förutsättning för arrendet var att arrendatorn klarade en kreditkoll och kunde visa på att man hade betalningsförmåga. Ett nystartat AB hade inte godkänts tror jag. Dessutom vill jag gärna ha fördelen av det starkare besittningsskyddet som gårdsarrendet ger. Kontraktet för arrendet är redan skrivet, så oavsett så ligger det fast att jag står som arrendator.

Nackdelen med bostadsförmån är att företaget åker på arbetsgivaravgifter, samtidigt som jag har en hög marginalskatt vilket gör att förmånen blir dyr skattemässigt inbillar jag mig. Om jag istället betalar hyra så slipper jag förmånsbeskattningen. Jag har inte tänkt ta ut någon lön från företaget, och har heller inte registrerat det som arbetsgivare. Därmed spar jag även en del arbete med att skicka in uppgifter till skatteverket om lön var månad.

[Ex.]

Ok, du kommer alltså att betala hyra med externa pengar, från annat jobb ?

[Tompa01]

Ok, du kommer alltså att betala hyra med externa pengar, från annat jobb ?

Korrekt.
Jag har ett "riktigt" jobb vid sidan av. Detta är min hobby, och med lite tur pension alternativt bidrag till pensionen när jag slutar jobba på "riktigt".