Jag byter bokföringsprogram till Speedledger i min enskilda firma och ser samtidigt över hur jag kan förenkla mina bokföringsrutiner vad gäller inbetalningar.
Mina förutsättningar är enskild firma. Jag har 18 fasta kunder som hyr hästboxplatser av mig. Eftersom avgiften är fast och jag inte vill behöva skriva ut o skicka 18 fakturor var månad så har vi i kontraktet skrivit att de betalar månadsavgiften till firmans BG i förskott var månad. (Har ingen kontanthantering, allt går via BG). Sedan får de i Januari en betalningsbekräftelse/kvitto som sammanställer de betalningar de gjort föregående år. (Oftare om de önskar) Betalningsbekräftelsen specificerar varje datum och summa med o utan moms, samt för vad och hur de betalt. Dvs den innehåller allt som en faktura/kontantfaktura ska innehålla, men med årets alla betalningar på samma istället för tolv separata.
Mitt nuvarande bokföringsprogram har en faktura del inbyggd. Så när jag får en inbetalning gör jag en faktura för denna inbetalning och skriver ut o sätter i pärmen för verifikat. Samtidigt markerar jag fakturan som betald direkt.
Allt detta med att skriva ut 18 fakturor var månad bara för att få verifikat för min egen bokföring känns omständigt och tar tid. Lite ett spel för myndighetens skull då jag redan fått betalt när jag skriver fakturan. Dessutom tycker jag att fakturahanteringen i programmet är lite omständigt. Jag har ytterst sällan någon kund utöver dessa fasta.
Speedledger har ingen fakturadel om man inte betalar extra. Jag tänkte klara mig med att skriva fakturor separat utan ett program som kostar för detta.
Finns det något sätt jag på ett bokföringsmässig och av myndigheten accepterat sätt jag kan förenkla min fakturahantering/bokföring?
Var bokföringspost måste ha ett verifikat, men kunde man t.ex skriva ett verifikat var månad som specificerar vilka som betalt vad vilket datum och för vad, och i bokföringsposterna för inbetalningarna denna månad hänvisa till detta verifikat? (Samt på verifikatet skriva vilka bokföringsposter som det berör) Det skulle med andra ord innehålla allt som en kontantfaktura innehåller, men med flera kunder/inbetalningar på samma.
Resultatet skulle bli snarlikt och allt är transparent vid en granskning, till och med mer överskådligt då det blir ett papper istället för 18 var månad att granska.
Ett alternativ skulle kunna vara att skriva ut uppgifterna från BG centralen. Där står betalare summa datum och det som den betalande skrivit. Ofta sitt eget namn och ibland hästens namn. Det blir mer papper än ovanstående, men jag slipper fortfarande skriva en massa fakturor i "onödan"
Skulle en revisor eller ännu viktigare skattemyndigheten gå i taket om man gjorde så?
Kommentarer o förslag mottages tacksamt
