Det kommer ju titt som tätt upp olika frågor om bokföring här, så jag tänkte göra en liten bokföringsskola, i all anspråkslöshet.
Jag har haft företag i 25 år nu, både enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Har alltid bokfört, deklarerat och skrivit årsredovisningarna själv, dels för att spara pengar, men även för att jag tycker det är roligt.
Jag tycker dessutom att även om man lämnar bort alltihop, så skadar det inte att förstå grunden och kunna läsa rapporterna man får.
Jag har varit med om flera revisioner som skatteverket gjort hos mig, och just bokföringen har de aldrig haft anmärkningar på, så jag vet ungefär var gränserna går.
Så, då kör vi väl då
Varför bokför man?För det första så är det ju ett lagkrav på att man har någorlunda ordning på sina papper, det ska dock rätt mycket till för att man ska dömas för bokföringsbrott, då ska det inte finnas några papper alls, eller att man avsiktligt har bokfört på fel sätt för att komma undan skatt.
Jag tycker istället att det största skälet för att bokföra på ett korrekt sätt är att man själv ska ha ordning på sitt företag, se vart pengarna tar vägen, och varofrån dom kommer.
Hur bokför man?Den typ av bokföring som de allra flesta nu använder kallas dubbel bokföring. Och det är alltså inte dubbel i den bemärkelsen att man har två eller fler olika som man visar upp för olika myndigheter eller banker
.
Den kallas dubbel för att man bokför alla händelser på 2 ställen.
Har man köpt en sak, så tar man alltså pengarna från det konto där pengar finns, t.ex "kassa", och lägger på det konto där dom gick åt, t.ex "foderinköp".
Och då tvärtom om man sålt något, då tar man pengarna från det konto där dom skapades, t.ex "sålt äpplen".. och lägger pengarna där de hamnade, t.ex "kassa".
Varje händelse ska ha ett underlag, en verifikation. T.ex ett kvitto på det du köpt, eller en fakturakopia på grejer du sålt.
Verifikationerna ska vara numrerade, och inga nummer får fattas. De ska även sitta i hyfsat bra datumordning.
Alla såna här grundregler gäller oavsett om man för vanlig manuell kassabok, eller i excel, eller använder ett bokföringsprogram.
Själv förordar jag alltid att man använder ett bokföringsprogram, det blir mycket roligare då, och man kan lätt ta fram rapporter. När det sen är dags för deklaration så går det väldigt enkelt.
Själv har jag ett gammalt Spcs program från 80-talet. Det har ingen fräck layout och inga konstigheter, men duger utmärkt för det som det är till för.
Jag tycker även att man ska använda bas-kontoplanen. Nej! Gud!..säger många då ...alla dessa konton!?
Jo, i sitt grundutförande så är den ju väldigt omfattande för att den ska kunna täcka in alla slags företag, från Tant Helgas garnaffär..till Volvo.
Man behöver ju alltså inte använda alla kontona. Hur många man vill använda beror på en själv, hur noga man vill kunna analysera sitt företag. En 10-15 konton kan jag tänka mig räcker för de flesta, dom skriver man upp på en lapp som man har jämte sig när man bokför, efter ett tag så sitter de vanligaste i huvudet.
Kontoplanen.
Man kan googla fram en bas-kontoplan om man vill, så ser man hur den fungerar.
Det allra viktigaste är att man håller reda på kontogrupperna, och det är då första siffran i kontonumret som anger gruppen.
Grupperna är grunden för att kunna ta fram en balansräkning och resultaträkning.
Använder man inte kontogrupperna, så stämmer inget sen, och man får helt meningslösa rapporter.
Den första gruppen börjar på 1. Här finns alla tillgångar, bankkonton, kassa, fodringar man har, lager som finns.
Grupp 2 är lite svårare, men är skulder i huvudsak, låneskulder, skatter , leverantörsskulder t.ex. Men här finns även alla momskonton.
I grupp 3 finns intäkterna, alltså konton för det man säljer. Hur många man vill ha är upp till en själv och beroende på hur många olika produkter man säljer.
Säljer man äpplen och kaniner så kan man ju t.ex ha 3010 för sålda äpplen, och 3020 för sålda kaniner.
Grupp 4 är konton för sånt som är en direkt kostnad för det man säljer. T.ex gödsel till äpplena och foder till kaninerna.
Vill man då vara lite smart och förenkla för sig själv, så gör man en koppling mellan 30 och 40-kontona.. Då kallar man gödseln till äpplena för 4010, och fodret till kaninerna för 4020. Då ser man sammanhanget och det blir lätt att göra en första koll om grejerna går ihop sig.
Det är viktigt att lägga rätt saker på 40-kontona, det ska bara vara de utgifter som är direkt kopplade till produkten man säljer, sånt som är oundvikligt.
Det är nämligen här man räknar ut
bruttovinsten . 30-kontona minus 40-kontona visar om det alls finns nån vinst i det man gör.
Bruttovinsten bör aldrig vara lägre än ca 40-50%.
Har man alltså 100 kr som intäkt på 30-kontot, så ska inte utgiften för det vara högre än 50 kr.
Personalintensiva verksamheter som t.ex en restaurang kräver bruttovinster på 70-80%
En tallrik mat som man säljer för 100 kr, får alltså inte ha råvaror för mer än 20-30 kr.
Grupp 5 och 6 är utgifter som rör hela ditt företag, elström, bensin, reparationer, telefon, internet... etc.
Grupp 7 är kostnader för personal och avskrivningar.
Grupp 8 är finansiella kostnader, räntor t.ex. men även ränteintäkter finns här.
Det som blir kvar efter 40-kontona, bruttovinsten, ska alltså täcka alla de kostnader som kommer sen. Ström, personal, bilar osv.. det är därför det är så viktigt att den ligger på en bra nivå, annars finns det ju inga förutsättningar för att få ihop det.
Det är alltså upp till var och en hur många konton man vill ha, men nåt eller ett par ur varje grupp blir det ju.
Ju fler man har, desto bättre kan man analysera.
Jag kan ta ett par exempel.
Jag hade extremt höga kostnader på konto 5613 , "reparation bilar".
Året därpå köpte jag en ny bil, och reparationskontot blev nästan noll.
Efter ett tag så rasade den och jag fick köpa en gammal Volvokombi..direkt ser jag nu konto 5611 " drivmedel bilar" öka till otroliga summor.
Detta visar alltså tydligt att man kan se i resultaträkningen vad som kostar, och hur man kan få bort kostnader.
Ser man att reparationskostnaderna på en bil ligger på 40 000 om året, så blir det ju lätt att förstå att man kanske kan köpa en nyare bil, utan att förlora på det.
Nu blir det rast och vila en stund innan nästa lektion!
Frågor så här långt?